Toimituksen ohjaus
Kun sopimus toimituksesta on varmistunut, pidetään tehtaalla tuotannon aloituspalaveri, johon myös tilaaja kutsutaan tarvittaessa paikalle. Palaverissa käydään läpi sopimusneuvottelussa käsitellyt toimitukseen liittyvät aikataulu- ja laatu- ym. vaatimukset. Tuotantoaikataulut laaditaan, mikäli suinkin mahdollista, yhteistyössä tilaajan kanssa. Elementtiluettelot ja -kaaviot sekä tarvittavat materiaaliluettelot on tärkeää saada tehtaalle ajoissa.
Ennen varsinaisen tuotannon aloittamista pidetään tehtaalla tehdaskatselmus. Sen ohjeellinen ajankohta on noin 5 viikkoa ennen asennuksen aloitusta ja tuotannon alkaessa. Katselmuksen yhteydessä voidaan samalla pitää tarvittaessa seinäelementtien mallielementtikatselmus, jossa dokumentoidaan esim. haluttu pintojen laatutaso vaativissa kohteissa.
Toimitus tapahtuu yleensä sopimuksen liitteenä olevan toimitusaikataulun mukaan. Suunnitelmien ja muiden lähtötietojen saanti tilaajalta sidotaan valmisosien toimitusaikatauluun. Aikataulusuunnittelussa tulee molempien osapuolten olla aktiivisia. Elementtitoimittajan on myös valvottava, että tilaaja toimittaa suunnitelmat ja muut lähtötiedot ajoissa. Elementtikohtainen toimitusaikataulu tai vähintään toimitusjärjestys tulisi aina olla käytössä ennen valmistuksen aloittamista. Kuormien toimitusaikojen sopimismenettely on hyvä kirjata toimitussopimukseen.
Laatujärjestelmä ja kolmannen osapuolen valvonta
Betonielementtien valmistuksen laadunvalvonta hoidetaan määräysten mukaisesti. Tehtaalla on oma laatujärjestelmä, joka tilaajalla on myös mahdollisuus auditoida. Inspecta Sertifiointi Oy on ympäristöministeriön hyväksymä toimielin, joka hoitaa tehtaiden ulkopuoliset laaduntarkastukset.
Tehtailla on käytössä elementtikohtainen laaduntarkastuskortti. Jokaiseen elementtiin merkitään tarvittavat tunnistetiedot valmistajasta, valmistuspäivämäärästä ja elementin painosta. Osa tuotteista on CE- merkittyjä.
Suullinen sopiminen on aina hyvä vahvistaa sähköpostilla, koska silloin jää ”jälki” siitä, mitä on puhuttu tai sovittu. Muutoksiin ja poikkeamiin tulee reagoida heti ja niistä tulee sopia ensitilassa. Mahdollinen eriävä mielipide tulee aina kirjata.
Pitkissä toimituksissa tulee mahdolliset virheet saada heti alussa kiinni. Mahdolliset jälkityöt työmaalla tulee tehdä pikaisesti. Lisä- ja muutostyöt on aina kyettävä osoittamaan.
Erityisen tärkeää on huolehtia elementtitoimituksen palautteen käsittelystä. Suositeltavaa on järjestää palautepalaveri, missä toimituksen onnistumiset ja kehittämiskohteet käsitellään. Palautepalaveri voi olla pelkästään elementtitehtaan sisäinen tilaisuus, mutta parhaan hyödyn siitä saa, jos mukana ovat kaikki toimitukseen osallistuneet suunnittelijoista saumausurakoitsijaan.
Valmisosatoimituksesta pidetään lopuksi taloudellinen loppuselvitys.